令和7年度財務監査（事務監査）に関する措置状況報告（都市整備部）

第1344 号路線道路改良工事（令和6年6月28 日起案決裁済）について、関係書類一式が見当たらず、提出がありませんでした。第1344 号路線道路改良工事に関して今後の事務に支障がないよう対応を行ってください。文書の保管、保存その他の管理の方法について、文書取扱責任者（マネージャー）および文書取扱者（クラーク）を中心に改善を図ってください。

提出できなかった工事関係資料一式を徹底的に探しましたが、現時点では発見に至っておりません。その原因として、保存文書を収納した保存箱と廃棄文書を収納した廃棄箱を一時的に同じ場所に保管していたこと、また、保存箱に「保存箱」であることを明記していなかったため、廃棄箱と誤認し廃棄した可能性が考えられます。引き続き文書を探してまいります。
本件の再発防止策として、文書の保管・廃棄などについて次のように見直すとともに、文書取扱責任者（マネージャー）および文書取扱者（クラーク）を通じて所属職員へ周知徹底します。
1　廃棄箱は、保存箱とは別の場所に保管する。
2　保存箱には、保存箱ラベルなどを活用し「保存箱」を確実に明記する。
3　廃棄箱の内容物は、複数人で確認し廃棄する。
4　保存箱の事績貸出簿を作成し、文書の所在を常に明らかにしておく。